• Les personne-clé estiment qu'elles ont mieux à faire.
• Elles ne voient pas l'utilité de leur participation à la réunion. Elles ne pensent pas avoir un rôle significatif à jouer, et envoient un(e) assistant(e), qui est chargé(e) de les tenir au courant.
• Elles ne sont pas concernées du tout.

Que pouvez-vous faire?

• Pendant la réunion: Traitez l'assistant(e) avec le même respect que dont vous feriez preuve à l'égard de la personne-clé. conduisez la réunion exactement comme vous l'aviez prévue. A la fin, il devrait être très claire ce qui est attendu de la personne-clé. Puis demandez au (à la) représentant(e) d'assumer les résultats de la réunion et établissez avec lui (elle) la manière dont l'interface doit être faite ave la personne-clé.
• Pour éviter d'emblée ce type de situation, consacrez beaucoup d'attention à la personne-clé. Invitez-la personnellement (non pas vie e-mail!). Dialoguez sur le but et les objectifs de la réunion. Allez vendre votre réunion, présentez tous les avantages que cette personne pourra en tirer. Si son emploi du temps est particulièrement chargé, il vaut mieux fixer la date de la réunion en fonction de son calendrier á elle. (Pour cela, donnez une attention particulière à la personne qui gère l'agenda.)