Was steckt dahinter?

• Die Teilnehmer treffen sich zum ersten Mal in der Zusammensetzung; sie kennen sich nicht gut. 
• Die Sitzungssprache ist nicht die Muttersprache der Teilnehmer; die Kultur der Unternehmenszentrale ist ihnen wenig bekannt; sie fürchten, nicht eloquent genug zu sein. 
• Teilnehmer wissen nicht, warum sie eingeladen wurden. Sie können nicht einschätzen, welchen Einfluss diese Sitzung auf ihre Rolle oder weitere Karriere im Unternehmen haben wird. Dies gilt besonders, wenn neben ihrem direkt Vorgesetzten noch höhere Hierarchien anwesend sind. 
• Menschen haben schon ihre Erfahrungen gemacht: "Um in dieser Firma sicher zu sein, ist es besser, den Mund zu halten und abzuwarten." 
• Die Anwesenheit ihres Chefs schüchtert ein.

Was könnten Sie tun?

Nutzen Sie Ihre Moderationstechniken: Durch Fragen führen, aktiv zuhören, und alle wesentlichen Beiträge visualisieren- so unterschiedlich sie auch sein mögen.
Bei unterschiedlichen Muttersprachen, könnten Sie eine zweite Sitzungssprache akzeptieren. In diesem Falle, bitten Sie einen sprachgewandten Teilnehmer sie in der Rolle des Übersetzers und Co-Moderators zu unterstützen.

Lassen Sie in kleinen Gruppen (3-5 Personen) arbeiten. Kleingruppen schaffen Zutrauen. 

Wenn die Unternehmenskultur eher autoritär oder verschlossen scheint, könnten Sie in Vorgesprächen etwaige Ängste der Teilnehmer verstehen lernen und Vertrauen bilden. Oder Sie fragen eine/n neutralen, "unbeleckten" Moderator/in Ihnen zu helfen.

Wenn die Teilnehmer durch die Anwesenheit ihres/r Vorgesetzten eingeschüchtert sind, empfiehlt sich ein Gruppengespräch ohne Vorgesetzten. Allerdings soll dieses Gespräch weniger um die sachliche Problematik gehen, sondern Aufschluss über eigene Verhaltensweisen und Denkmuster bringen, um die Beziehung zum/r Vorgesetzten zu klären.

Ich halte es aber für töricht, die Hierarchie aus Sitzungen oder Gruppenprozesse heraus zu halten - außer vielleicht in Trainingssituationen oder bestimmten persönlichen Entwicklungsprozessen. Wo immer das Ergebnis einer Sitzung/eines Prozesses bewilligt oder umgesetzt werden muss, braucht es Hierarchie. Und wenn die vorher nicht beteiligt war, kann sie das Ergebnis nicht nachvollziehen. Das führt entweder zu einer Entscheidung am Problem vorbei (und erhöht die Frustration der Beteiligten) oder zu weiteren Nacharbeiten und Sitzungen (also Doppelarbeit und Zeitverschwendung).